6 Bestuursbureau en uitbesteding

Uitbesteding betreft het door het pensioenfonds verlenen van een opdracht aan een derde tot het ten behoeve van het pensioenfonds verrichten van werkzaamheden die deel uitmaken van:

• Het uitoefenen van het bedrijf (kernactiviteiten); of
• De wezenlijke processen ter ondersteuning daarvan.

Door middel van uitbesteding wordt de verantwoordelijkheid primair overgedragen aan een uitbestedingspartij. De eindverantwoordelijkheid blijft altijd bij het bestuur liggen. Het bestuursbureau ondersteunt het bestuur en is als ‘spin in het web’ betrokken bij alle processen van het pensioenfonds.

Pensioenfonds Vervoer beschikt over een ‘Beleid Inkoop en Uitbesteding’. Dit beleid beschrijft onder andere hoe het pensioenfonds (toekomstige) activiteiten uitbesteedt. Denk hierbij aan het proces voor het selecteren en aanstellen van een uitbestedingspartij, de inrichting van de governance met de uitbestedingspartij, de monitoring en de evaluatie van een uitbestedingspartij. Uitbestedingspartijen worden geselecteerd op basis van ten minste kwaliteit, prijs, culturele fit, integriteit en continuïteit.

Uitbestedingspartijen kunnen zelf een deel van de activiteiten ook weer uitbesteden. Aan deze onderuitbesteding worden in beginsel dezelfde eisen gesteld als aan de primaire uitbesteding.

Organisaties waaraan activiteiten zijn uitbesteed dienen voldoende waarborgen te bieden voor een beheerste en integere bedrijfsvoering. Het Beleid Inkoop en Uitbesteding beschrijft welke eisen van toepassing zijn per vorm van uitbesteding.

De verantwoordelijke lijnmanagers van het bestuursbureau monitoren de uitbestedingspartijen. Onder meer wordt beoordeeld of rapportages van uitbestedingspartijen juist, volledig en tijdig zijn. Het bestuursbureau rapporteert aan het bestuur over de uitkomst van de beoordeling en de afwikkeling van (openstaande) bevindingen.

Het inkopen van producten of diensten, het inhuren van adviseurs of externe medewerkers en de inschakeling van financiële marktpartijen worden niet aangemerkt als uitbesteding.
Het ‘Beleid Inkoop en Uitbesteding’ stelt ook eisen aan de selectie, monitoring en evaluatie van deze partijen.

Het MVO beleid beoogt om:

• zichtbaar te maken hoe het pensioenfonds de pensioenregelingen op een maatschappelijk verantwoorde wijze uitvoert.
• handvatten te geven bij het maken van keuzes ten aanzien van MVO-vraagstukken en keuzes met MVO-elementen.

Het MVO beleid heeft betrekking op:

• de bestuursgremia
• het bestuursbureau
• de uitbestedingspartijen van het pensioenfonds

Binnen de bestuursgremia en het bestuursbureau wordt volop aandacht besteed aan:

• People:
  Pensioenfonds Vervoer vindt het belangrijk dat medewerkers voldoening halen uit hun werk en zich optimaal kunnen ontplooien in hun werk. Er wordt gezorgd voor veiligheid voor de medewerkers, maar ook voor richtlijnen om in voorkomende gevallen de juiste wegen te kunnen bewandelen.
• Planet:
  Er is aandacht voor het zo min mogelijk belasten van het milieu.
• Profit:
  Het pensioenfonds heeft geen winstoogmerk, maar streeft evenwichtige belangenbehartiging na voor de actieve en gewezen deelnemers en uitkeringsgerechtigden. De belangen van alle belanghebbenden zijn bepalend voor het handelen van het fonds.
  Het financieel resultaat van het pensioenfonds wordt, al naar gelang wat van toepassing is, toegevoegd of onttrokken aan de solvabiliteitsreserve. Daarmee komt het resultaat altijd volledig toe aan de deelnemers.

Pensioenfonds Vervoer stelt aan zijn uitbestedingspartijen als eis dat deze beschikken over een adequaat eigen MVO-beleid. Voor de wijze waarop de uitbestedingspartijen daar invulling aan geven verwijzen wij naar de websites van de betreffende organisaties.