Bestuursstructuur

De organisatie van Pensioenfonds Vervoer was op 31 december 2021 als volgt:

Bestuur

Het bestuur bepaalt de strategie, het beleid, de kaders en de richtlijnen van het pensioenfonds. Daarnaast zorgt het bestuur ervoor dat de bedrijfsprocessen conform de statuten, het uitvoeringsreglement en de pensioenreglementen en overige fondsreglementen uitgevoerd worden. Het bestuur vertegenwoordigt het fonds en is bevoegd tot alle daden van beheer en beschikking binnen de doelstelling van het fonds.

Het bestuur van Pensioenfonds Vervoer bestaat uit tien bestuursleden en is paritair samengesteld. Drie bestuursleden vertegenwoordigen de werknemers, één heeft zitting namens de pensioengerechtigden en vier vertegenwoordigen de werkgevers. Daarnaast heeft het bestuur twee onafhankelijke bestuursleden.

Bestuursleden worden benoemd door het bestuur op voordracht van sociale partners en, waar het de onafhankelijke bestuursleden betreft, na het doorlopen van een werving- en selectieprocedure. Het bestuurslid namens pensioengerechtigden wordt benoemd na de organisatie van verkiezingen. De wijze van benoeming van bestuursleden is in de statuten vastgelegd. Bestuursleden hebben zitting voor een periode van vier jaar en kunnen na afloop van deze periode in beginsel ten hoogste twee keer opnieuw voor eenzelfde periode worden benoemd.

Het bestuur heeft onderling de volgende aandachtsgebieden afgesproken:

Governance
Vermogensbeheer & risicomanagement
Administratieve organisatie/interne controle (AO/IC), finance & uitbesteding
Pensioenen
Communicatie
ESG
IT

Elk bestuurslid heeft een functieprofiel met één of meer van deze aandachtsgebieden. Dit houdt onder meer in dat een bestuurslid binnen het bestuur zorg draagt voor de verdiepende deskundigheid dat hoort bij het aandachtsgebied. De bestuursleden treden gezamenlijk als bestuur beleidsbepalend en controlerend op.

Twee permanente bestuurscommissies ondersteunen het bestuur: de Pensioencommissie Individuele Zaken en de Klachtencommissie. De commissies bestaan uit bestuursleden en hebben een paritaire samenstelling. In de volgende paragrafen wordt beschreven wat de taken en werkzaamheden zijn van deze commissies.

Indien nodig stelt het bestuur een tijdelijke werkgroep in voor specifieke vraagstukken, als voorbereiding van de behandeling van dit vraagstuk buiten de bestuursvergadering naar verwachting effectief is. Binnen het proces van gefaseerde besluitvorming (BOB-model) bevinden de taken van een werkgroep zich steeds in de beeldvormingsfase. De fases van oordeelsvorming en besluitvorming worden steeds met het voltallige bestuur doorlopen. Zodra de opdracht afgerond is, heft het bestuur de werkgroep op.

Ook kan het bestuur een tijdelijke commissie instellen, bijvoorbeeld voor de organisatie van verkiezingen voor een bestuurslid namens pensioengerechtigden.

Om de (plaatsvervangend) voorzitter te ontlasten en het effectief vergaderen te bevorderen werkt Pensioenfonds Vervoer sinds 2013 met een technisch voorzitter van de bestuursvergaderingen. De technisch voorzitter zorgt ervoor dat op een effectieve wijze en in een goede sfeer wordt vergaderd, waardoor het bestuur zorgvuldig en slagvaardig kan opereren. De technisch voorzitter maakt geen deel uit van het bestuur en heeft geen stemrecht. Om de (plaatsvervangend) voorzitter te ontlasten en het effectief vergaderen te bevorderen werkt Pensioenfonds Vervoer sinds 2013 met een technisch voorzitter van de bestuursvergaderingen. De technisch voorzitter zorgt ervoor dat op een effectieve wijze en in een goede sfeer wordt vergaderd, waardoor het bestuur zorgvuldig en slagvaardig kan opereren. De technisch voorzitter maakt geen deel uit van het bestuur en heeft geen stemrecht.

De technisch voorzitter speelt een belangrijke ondersteunende rol in het besluitvormingsproces van het bestuur, onder meer door de fases van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming te onderscheiden en te bewaken. Daarnaast zoekt de technisch voorzitter naar mogelijke verbinding tussen tegenstrijdige standpunten en richt zich op voortvarende besluitvorming, die - gelet op de aard van Pensioenfonds Vervoer - in de regel alleen door consensus kan worden bereikt.

Het voorzittersoverleg wordt gevormd door de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van het bestuur. Het voorzittersoverleg vervult de werkgeversrol voor de medewerkers die in dienst zijn bij het fonds en werkzaam zijn op het bestuursbureau.

Het bestuur vergadert in de regel twee keer per maand. In de ene bestuursvergadering ligt de focus op pensioenen en communicatie, in de andere op vermogensbeheer.

Het bestuursbureau ondersteunt het bestuur, de werkgroepen en de commissies bij de uitvoering van hun taken. Het bestuursbureau zorgt voor het plannen en coördineren van de activiteiten op bestuurlijk niveau en heeft een beleidsvoorbereidende en adviserende rol.

Het bestuur in 2022

In 2022 heeft het bestuur achttien keer vergaderd. In mei 2022 vond daarnaast de gezamenlijke vergadering plaats van het bestuur, de raad van toezicht en het verantwoordingsorgaan. In deze vergadering zijn de jaarstukken van 2021 besproken en vastgesteld. Eén bestuursvergadering vond in 2022 plaats op het kantoor van Achmea IM, waarna een rondleiding en nadere kennismaking plaatsvond.

Het bestuur kwam in 2022 tien keer bij elkaar voor een collectieve studiedag of studiesessie en de collectieve zelfevaluatie. Daarnaast bracht het bestuur in mei een tweedaags werkbezoek aan TKP. Ook vond in oktober een gezamenlijke studiedag plaats voor het bestuur, het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht. Deze dag stond in het teken van het ontwerp van de nieuwe pensioenregeling en het bezoeken van twee aangesloten werkgevers.

Ook waren er in 2022 verschillende overleggen van bestuursdelegaties, al dan niet in de vorm van een werkgroep, over speciﬁeke thema’s. In maart 2022 bracht minister Schouten, minister voor Armoedebeleid, Participatie en Pensioenen, een werkbezoek aan Pensioenfonds Vervoer. Delegaties van het bestuur, het verantwoordingsorgaan en het bestuursbureau hebben met de minister onder meer gesproken over de voorbereiding op de Wet Toekomst Pensioenen (Wtp), invaren, indexeren, de verplichtstelling/representativiteit, Niet Opgevraagde Pensioenen en diversiteit.

Samenstelling van het bestuur

In 2022 vonden enkele wijzigingen in de samenstelling van het bestuur plaats.

Op 5 maart 2022 heeft de heer M. (Marcel) Hulsegge zijn functie neergelegd als bestuurslid namens werknemers. Hij is per deze datum opgevolgd door mevrouw U.S. (Mila) van den Bout-Kisoen als bestuurslid namens werknemers (op voordacht van CNV Vakmensen)

De heer S. (Sujan) Lahiri stopte per 1 september 2022 als bestuurslid namens werknemers (op voordacht van FNV). Op deze datum is een vacature in het bestuur ontstaan. Begin 2023 is deze vacature vervuld met de definitieve benoeming van mevrouw J. (Jacqueline) van Leeuwen, die in oktober 2022 gestart is als aspirantbestuurder.

Tot slot legde mevrouw S. (Saskia) Kraaijenoord per 31 december 2022 haar functie neer als bestuurslid namens werkgevers, op voordacht van Transport en Logistiek Nederland. Saskia Kraaijenoord is per 1 januari 2023 opgevolgd door de heer J. (Jeroen) Spaans.

Het bestuur is Marcel Hulsegge, Sujan Lahiri en Saskia Kraaijenoord zeer dankbaar voor hun inzet en bijdragen aan het fonds.

Pensioencommissie individuele zaken

De pensioencommissie individuele zaken behandelt specifieke dossiers van individuele (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en individuele werkgevers. De commissie neemt besluiten over individuele zaken die buiten de bevoegdheid van de pensioenadministrateur vallen. De pensioencommissie adviseert in voorkomende gevallen het bestuur. De commissie behandelt vooral verzoeken met betrekking tot coulance bij premievrije deelneming wegens arbeidsongeschiktheid en aanvullend arbeidsongeschiktheidspensioen, vrijstelling van de verplichtstelling, vrijwillige aansluitingen, langlopende betalingsregelingen en faillissementsaanvragen. De pensioencommissie individuele zaken heeft in 2022 zeven keer vergaderd.

Klachtencommissie

Iedereen die bij het fonds pensioen opbouwt, heeft opgebouwd of pensioen van het fonds ontvangt kan een klacht indienen. Ook een werkgever die is aangesloten bij het fonds kan een klacht indienen. De klacht kan gaan over de dienstverlening of bejegening van of behandeling door het fonds. Een klacht kan ook gaan over een verschil van mening over een pensioenreglement of de statuten van het fonds, met gevolgen voor de rechtspositie van de belanghebbende.

De klachtencommissie van het fonds behandelt de klacht als een ‘interne beroepsinstantie’. De klachtencommissie adviseert vervolgens het bestuur over de afhandeling van de klacht. Het bestuur besluit over de afhandeling van de klacht.

Behandeling klachten

Vooruitlopend op de implementatie per 1 januari 2024 van de Gedragslijn ‘Goed omgaan met klachten’ is Pensioenfonds Vervoer begonnen met het registreren van alle ‘uitingen van ongenoegen’. In 2022 zijn er 456 telefonische uitingen van ongenoegen geuit. Deze zijn direct afgehandeld. De uitvraag na de afhandeling laat zien dat de behandeling naar tevredenheid is gedaan.

In 2022 zijn er 58 schriftelijke klachten van deelnemers ontvangen en 47 schriftelijke klachten van werkgevers die niet direct afgehandeld konden worden. In totaal 105. Bij de behandeling van klachten gaat het fonds zorgvuldig te werk en behandelt de klacht in lijn met de uitgangspunten en doelstellingen van het fonds. Als gevolg hiervan worden nagenoeg alle klachten naar tevredenheid van de belanghebbende afgehandeld.

Klachten deelnemers en werkgevers	Aantallen
Op 1 januari 2022 bij Ombudsman Pensioenen in behandeling:		2
Ingediende klachten 2022:		105
- Waarvan in behandeling genomen door fonds	105
- Waarvan geëscaleerd naar de interne Klachtencommissie	1
- Waarvan ingediend bij de Ombudsman Pensioenen	1
Afgehandeld in 2022:		107
Op 31 december 2022 nog bij de Ombudsman in behandeling:		0

Opvallend is dat veel klachten gaan over wettelijke voorschriften. Zo heeft het fonds in 2022 te maken gehad met klachten over indexatie en de stelselwijziging (3) en over de automatische waardeoverdracht van kleine pensioenen (11). De onderwerpen van de overige klachten zijn zeer divers.

Als de belanghebbende niet tevreden is over de afhandeling van de klacht, kan hij of zij terecht bij de klachtencommissie van het fonds. Op deze mogelijkheid wordt iedere belanghebbende uitdrukkelijk gewezen. In 2022 heeft 1 belanghebbende zijn klacht doorgezet naar de klachtencommissie. Deze klacht is ook in 2022 afgehandeld. Het bestuur heeft het advies van de Klachtencommissie overgenomen.

Indien een belanghebbende het niet eens is met het besluit van het bestuur dan kan de belanghebbende zich vervolgens wenden tot de Ombudsman Pensioenen. De Ombudsman Pensioenen neemt een klacht alleen in behandeling als de interne klachtenprocedure bij het fonds is afgerond.

Begin 2022 liepen er nog twee zaken bij de Ombudsman uit 2021. In 2022 is er nog een andere klacht ingediend bij de Ombudsman Pensioenen. In alle drie de gevallen heeft de Ombudsman Pensioenen aangegeven het eens te zijn met de wijze van afhandelen van de klacht door Pensioenfonds Vervoer.

De klachten hebben niet geleid tot een inhoudelijke wijziging van het reglement klachtenregeling of de daarin opgenomen klachtenprocedure. Het reglement klachtenregeling is gepubliceerd op de website van Pensioenfonds Vervoer.Naar aanleiding van 1 klacht is een verduidelijking aangebracht in het pensioenreglement Tijdelijk Extra Partnerpensioen (geen inhoudelijke wijziging). De klachten hebben verder niet geleid tot aanpassing van administratieve procedures.

Verantwoordingsorgaan

De verantwoordings- en medezeggenschapsfuncties zijn ondergebracht bij het verantwoordingsorgaan. Het bestuur legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid om een oordeel te geven over het handelen van het bestuur aan de hand van het bestuursverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van de raad van toezicht, over het door het bestuur uitgevoerde beleid, en over beleidskeuzes voor de toekomst. Het bestuur stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid om zijn wettelijke bevoegdheid uit te oefenen om advies uit te brengen over specifiek benoemde onderwerpen, bijvoorbeeld het beloningsbeleid, de interne klachtenprocedure en het communicatiebeleid.

Het verantwoordingsorgaan bestaat uit vijf leden: twee vertegenwoordigers van de werknemers, twee namens de werkgevers en één namens de pensioengerechtigden. De leden worden benoemd door het bestuur op voordracht van de werkgeversverenigingen en de werknemersorganisaties die betrokken zijn bij het pensioenfonds. De leden namens werknemers en pensioengerechtigden kunnen ook worden benoemd na verkiezing indien dit wordt verzocht door ten minste 500 deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Pensioenfonds Vervoer kan ook op eigen initiatief verkiezingen organiseren.

Het verantwoordingsorgaan hanteert een rooster van aan- en aftreden. VO-leden die voor 13 oktober 2021 al zitting hadden in het VO worden benoemd voor een termijn van twee jaar door het bestuur, met de mogelijkheid om maximaal vier keer te worden herbenoemd voor eenzelfde periode.

Met de statutenwijziging op 13 oktober 2021 zijn de zittingstermijnen van VO-leden gelijkgemaakt aan die van het bestuur en de raad van toezicht (vier jaar in plaats van twee jaar). Nieuwe leden worden na 13 oktober 2021 in het VO benoemd voor een termijn van vier jaar, met de mogelijkheid om maximaal twee keer te worden herbenoemd voor maximaal vier jaar.

Het verantwoordingsorgaan heeft in 2022 vijf keer vergaderd. In steeds wisselende samenstellingen woonden bestuursleden deze vergaderingen bij. Daarnaast vergaderde het verantwoordingsorgaan één keer met de raad van toezicht en namen de leden deel aan de jaarwerkvergadering.

Samen met de raad van toezicht volgde het verantwoordingsorgaan daarnaast in 2022 drie collectieve kennissessies over de uitwerking van het pensioenakkoord. En samen met de raad van toezicht en een bestuursdelegatie legden de leden van het verantwoordingsorgaan een werkbezoek af aan TKP. Daarnaast namen de VO-leden deel aan de gezamenlijke studiedag met het bestuur en de raad van toezicht.

Het verantwoordingsorgaan stond in het kader van de zelfevaluatie stil bij de kennisbehoefte van de individuele leden en als collectief. Daarbij heeft het VO met begeleiding van SPO de aanpak bepaald, in het bijzonder gericht op de taken van het VO in aanloop naar het nieuwe stelsel. Het verantwoordingsorgaan heeft zijn oordeel gegeven over het beleid dat het bestuur in 2022 gevoerd heeft. In hoofdstuk 18 staat het oordeel van het verantwoordingsorgaan, inclusief een reactie van het bestuur daarop.

Raad van toezicht

Het intern toezicht wordt uitgeoefend door de raad van toezicht. De raad van toezicht heeft als taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. Dit toezicht betreft in elk geval het toezien op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur. De raad staat het bestuur met raad ter zijde en stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur.

De raad van toezicht heeft een goedkeuringsrecht voor een aantal speciﬁek benoemde onderwerpen en legt verantwoording af over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden aan het verantwoordingsorgaan, aan de werkgevers door middel van de website en in het jaarverslag.

De raad van toezicht bestaat uit drie onafhankelijke leden. Leden van de raad worden voor een periode van vier jaar benoemd door het bestuur na een bindende voordracht van het verantwoordingsorgaan. Een lid van de raad van toezicht kan één keer worden herbenoemd. De raad van toezicht benoemt uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en secretaris. De raad van toezicht hanteert een rooster van aan- en aftreden.

De raad van toezicht heeft in 2022 zes keer vergaderd, waarvan vijfmaal in aanwezigheid van of met (een delegatie van) het bestuur. Begin 2022 vond een benen&dash;op&dash;tafelsessie plaats van de raad van toezicht en het voltallig bestuur.

De raad voerde daarnaast enkele overleggen in eigen kring, onder meer over het toezicht rapport over 2021. In 2022 vonden regelmatig gesprekken plaats tussen (een delegatie van) de raad met (kandidaat) bestuurdersleden voor beoogde (her-)benoeming.

Ook vergaderde de raad van toezicht één keer met het verantwoordingsorgaan en nam de raad van toezicht deel aan de jaarwerkvergadering. De raad volgde samen met het verantwoordingsorgaan daarnaast in 2022 drie collectieve kennissessies over de uitwerking van het pensioenakkoord. Verder bracht de raad van toezicht samen met het verantwoordingsorgaan en een bestuursdelegatie een werkbezoek aan TKP. Ook namen de RvT-leden deel aan de gezamenlijke studiedag met het bestuur en het verantwoordingsorgaan.

In november 2022 heeft de jaarlijkse collectieve zelfevaluatie plaatsgevonden.

Naast zijn toezichthoudende rol heeft de raad het bestuur in 2022 over verschillende onderwerpen met raad bijgestaan. Het rapport van de raad van toezicht staat in hoofdstuk 17 in dit jaarverslag, inclusief de reactie van het bestuur daarop.

Sleutelfuncties

Pensioenfonds Vervoer heeft de volgende drie objectieve en onafhankelijke sleutelfuncties ingericht:

De risicobeheerfunctie
De actuariële functie
De interne auditfunctie

Risicobeheerfunctie

De risicobeheerfunctie is verantwoordelijk voor een risicomanagementsysteem dat bestaat uit strategieën, methodes, processen en rapportageprocedures. Met dit systeem worden de risico's waaraan het pensioenfonds blootgesteld kan worden, onderkend, op individueel en geaggregeerd niveau. De houder van de risicobeheersleutelfunctie bij Pensioenfonds Vervoer is de manager van de afdeling risicomanagement van het bestuursbureau. De houder van de risicobeheerfunctie rapporteert per kwartaal aan het bestuur op basis van vijf pijlers uit het integraal risicomanagementbeleid. De vijf rapportagepijlers zijn:

De strategische risicomanagementcyclus met daarin de risicohouding, risicobereidheidsprincipes, risicotoleranties en de strategische risico’s
De operationele risicomanagement cyclus met daar bijbehorende risicoanalyses
Het risk control framework op pensioenfondsniveau
De risicoanalyses bij projecten en bijzondere situaties
Gerelateerde functionarissen en activiteiten afdeling risicomanagement

De activiteiten van de risicobeheerfunctie zijn nader beschreven in hoofdstuk 12 van dit bestuursverslag.

Actuariële functie

De actuariële functie heeft een beoordelende en controlerende taak met betrekking tot de actuariële activiteiten van het pensioenfonds. De functie maakt deel uit van het interne beheersingssysteem van het pensioenfonds. De houder van de actuariële sleutelfunctie bij Pensioenfonds Vervoer is ook de certificerend actuaris van het fonds.

In 2022 heeft de actuariële functiehouders naast de reguliere aandachtsgebieden onder meer (extra) aandacht besteed aan:

Besluit tot onvoorwaardelijke toeslagverlening per 1 juli 2022 en per 1 januari 2023
Premiebeleid en andere voor de technische voorzieningen relevante ontwikkelingen en bestuursbesluiten
Nieuwe pensioenstelsel
Renteontwikkeling
Datakwaliteit

Interne auditfunctie

De interne auditfunctie evalueert onder meer of de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de integere en beheerste bedrijfsvoering, inclusief de uitbestede werkzaamheden, adequaat en doeltreffend zijn. De interne auditfunctie vormt het sluitstuk van alle waarborgen binnen het pensioenfonds wat betreft de beheerste en integere bedrijfsvoering. Pensioenfonds Vervoer heeft de rol van sleutelfunctiehouder interne audit belegd bij een externe deskundige, die wordt ‘geïnsourced’ door het fonds. De interne audit sleutelfunctiehouder wordt ondersteund door een interne audit vervuller.

De interne audit werkzaamheden zijn gebaseerd op een jaarlijks opgesteld interne audit plan dat rekening houdt met actuele ontwikkelingen en risico’s. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van auditwerkzaamheden bij onze grootste uitbestedingspartijen. Tenslotte vinden ook ‘multi-client audits’ plaats. Klanten van een uitbestedingspartij geven dan gezamenlijk opdracht tot het uitvoeren van een audit op een specifiek onderwerp dat speelt bij of ten aanzien van de betreffende uitbestedingspartij. De interne auditfunctie rapporteert zijn bevindingen periodiek aan het bestuur.

In 2022 zijn de onder meer de volgende in het herijkte Meerjaren Internal Auditplan 2022-2023 opgenomen audits uitgevoerd of aangevangen:

Beoordelen opzet, bestaan en werking Risk & Control framework
Audit naleving AVG en proces van borging en beheersing van de naleving van wet- en regelgeving
Audit naar de risicobeheerfunctie/systeem inclusief ERB
Audit op het IT voortbrengingsproces binnen de pensioenuitvoerder.

Bevindingen en aanbevelingen

De sleutelfunctiehouders rapporteren hun bevindingen en aanbevelingen schriftelijk aan het bestuur. De raad van toezicht ontvangt afschriften van de rapportages.

Voor alle door de sleutelfunctiehouders gedane onderzoeken geldt dat er vooralsnog geen bevindingen of aanbevelingen met een hoog risico-classificatie zijn afgegeven. Vanzelfsprekend krijgen ook bevindingen met een laag of midden-classificatie alle aandacht en vindt na afstemming met alle betrokken partijen de gewenste opvolging plaats. In het theoretische geval dat het bestuur volgens een sleutelfunctiehouder geen passende corrigerende maatregelen zou treffen naar aanleiding van zijn rapportages en bevindingen, moet de sleutelfunctiehouder dit melden. In eerste instantie moet de functiehouder dit melden bij de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de raad van toezicht. Leiden de meldingen volgens de functiehouder nog steeds niet tot de benodigde maatregelen? Dan meldt de functiehouder dit bij DNB. In 2022 is daarvan geen sprake geweest.