5 Bestuursstructuur

Het bestuur bepaalt de strategie, het beleid, de kaders en de richtlijnen van Pensioenfonds Vervoer. Daarnaast zorgt het bestuur ervoor dat de bedrijfsprocessen conform de statuten, het uitvoeringsreglement en de pensioenreglementen en overige fondsreglementen worden uitgevoerd. Het bestuur vertegenwoordigt het fonds en is bevoegd tot alle daden van beheer en beschikking binnen de doelstelling van het fonds. Het bestuur weegt bij de beleidskeuzes steeds op evenwichtige wijze de verschillende belangen af van de groepen die bij Pensioenfonds Vervoer betrokken zijn.

Het bestuur van Pensioenfonds Vervoer bestaat uit tien bestuursleden en is paritair samengesteld. Drie bestuursleden vertegenwoordigen de werknemers, één heeft zitting namens de pensioengerechtigden en vier vertegenwoordigen de werkgevers. Daarnaast heeft het bestuur twee onafhankelijke bestuursleden.

Bestuursleden worden benoemd door het bestuur op voordracht van sociale partners en, waar het de onafhankelijke bestuursleden betreft, na het doorlopen van een werving- en selectieprocedure. Het bestuurslid namens pensioengerechtigden wordt benoemd na de organisatie van verkiezingen. De wijze van benoeming van bestuursleden is in de statuten vastgelegd.

Bestuursleden hebben zitting voor een periode van vier jaar en kunnen na afloop van deze termijn opnieuw voor eenzelfde periode worden benoemd. Benoeming voor een derde termijn van vier jaar is uitsluitend mogelijk indien het bestuur de aanleiding van deze derde termijn kan onderbouwen en deze onderbouwing deelt met het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht. 

De pensioencommissie individuele zaken behandelt specifieke dossiers van individuele (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en individuele werkgevers. De commissie neemt besluiten over individuele zaken die buiten de bevoegdheid van de pensioenuitvoeringsorganisatie vallen. De pensioencommissie adviseert in voorkomende gevallen het bestuur. De commissie behandelt vooral verzoeken met betrekking tot coulance bij premievrije deelneming wegens arbeidsongeschiktheid en aanvullend arbeidsongeschiktheidspensioen, coulance bij het in aanmerking komen voor VPL-overgangsaanspraken, vrijstelling van de verplichtstelling en langlopende betalingsregelingen. De pensioencommissie individuele zaken heeft in 2024 zeven keer vergaderd.

Iedereen die bij het fonds pensioen opbouwt, heeft opgebouwd of pensioen van het fonds ontvangt kan een klacht indienen. Ook een werkgever die is aangesloten bij het fonds kan een klacht indienen. De klacht kan gaan over de dienstverlening of bejegening van of behandeling door het fonds. Een klacht kan ook gaan over een verschil van mening over een pensioenreglement of de statuten van het fonds, met gevolgen voor de rechtspositie van de belanghebbende.

De klachtencommissie van het fonds behandelt de klacht als een ‘interne beroepsinstantie’. De klachtencommissie adviseert vervolgens het bestuur over de afhandeling van de klacht. Het bestuur besluit over de afhandeling van de klacht.

Het intern toezicht wordt uitgeoefend door de raad van toezicht. De raad van toezicht heeft als taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. Dit toezicht betreft in elk geval het toezien op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur. De raad staat het bestuur met raad ter zijde en stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur.

De raad van toezicht heeft een goedkeuringsrecht voor een aantal specifiek benoemde onderwerpen. De raad legt verantwoording af over de uitvoering van de taken en de uitoefening van zijn bevoegdheden aan het verantwoordingsorgaan en via het jaarverslag. De wettelijke verantwoordingsplicht aan de werkgevers is belegd in de publicatie van het jaarverslag op de website.

De raad van toezicht bestaat uit drie onafhankelijke leden. Leden van de raad worden voor een periode van vier jaar benoemd door het bestuur na een bindende voordracht van het verantwoordingsorgaan. Een lid van de raad van toezicht kan één keer worden herbenoemd. De raad van toezicht benoemt uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en secretaris. De raad van toezicht hanteert een rooster van aan- en aftreden.

De raad van toezicht heeft in hoofdstuk 17 van dit jaarverslag zijn verslag intern toezicht over 2024 geschreven. De reactie van het bestuur daarop is ook in dit hoofdstuk opgenomen. 

De verantwoordings- en medezeggenschapsfuncties zijn ondergebracht bij het verantwoordingsorgaan. Het bestuur legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd. Het verantwoordingsorgaan heeft de bevoegdheid om een oordeel te geven over het handelen van het bestuur aan de hand van het bestuursverslag, de jaarrekening en andere informatie, waaronder de bevindingen van de raad van toezicht. Ook kan het verantwoordingsorgaan een oordeel geven over het door het bestuur uitgevoerde beleid en over beleidskeuzes voor de toekomst. Het bestuur stelt het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid om zijn wettelijke bevoegdheid uit te oefenen om advies uit te brengen over specifiek benoemde onderwerpen, zoals het beloningsbeleid, de interne klachtenprocedure en het communicatiebeleid.

Het verantwoordingsorgaan bestaat uit vijf leden: twee vertegenwoordigers van de werknemers, twee namens de werkgevers en één namens de pensioengerechtigden. De leden worden benoemd door het bestuur op voordracht van de werkgeversverenigingen en de werknemersorganisaties die betrokken zijn bij het pensioenfonds. De leden namens werknemers en pensioengerechtigden kunnen ook worden benoemd na verkiezing indien dit wordt verzocht door ten minste 500 deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Pensioenfonds Vervoer kan ook op eigen initiatief verkiezingen organiseren.

Het verantwoordingsorgaan hanteert een rooster van aan- en aftreden. VO-leden hebben zitting voor een periode van vier jaar en kunnen na afloop van deze termijn opnieuw voor eenzelfde periode worden benoemd. Benoeming voor een derde termijn van vier jaar is uitsluitend mogelijk indien het bestuur de aanleiding van deze derde termijn kan onderbouwen en de raad van toezicht informeert over deze onderbouwing.

In hoofdstuk 18 beschrijft het verantwoordingsorgaan zijn activiteiten in 2024. Dit hoofdstuk bevat tevens het oordeel van het verantwoordingsorgaan over het beleid dat het bestuur in 2024 gevoerd heeft, inclusief een reactie van het bestuur daarop.

Pensioenfonds Vervoer heeft de volgende drie objectieve en onafhankelijke sleutelfuncties ingericht:

• De risicobeheerfunctie
• De actuariële functie
• De interne auditfunctie

De risicobeheerfunctie is verantwoordelijk voor een risicomanagementsysteem dat bestaat uit strategieën, methodes, processen en rapportageprocedures. Met dit systeem worden de risico's waaraan het pensioenfonds blootgesteld kan worden, onderkend, op individueel en geaggregeerd niveau. De houder van de risicobeheersleutelfunctie bij Pensioenfonds Vervoer is de Chief Risk Officer van het bestuursbureau. De houder van de risicobeheerfunctie rapporteert per kwartaal aan het bestuur op basis van vijf pijlers uit het integraal risicomanagementbeleid. De activiteiten van de risicobeheerfunctie zijn nader beschreven in hoofdstuk 12 van dit bestuursverslag.

De risicobeheerfunctie heeft specifiek in het kader van de Wtp de volgende onderwerpen beoordeeld:

• Risico’s voor het implementatieplan
• Datakwaliteit
• Invaren
• Compensatie
• Risicohouding
• Solidariteitsreserve
• Evenwichtigheid

De actuariële functie heeft een beoordelende en controlerende taak met betrekking tot de actuariële activiteiten van het pensioenfonds. De functie maakt deel uit van het interne beheersingssysteem van het pensioenfonds. De houder van de actuariële sleutelfunctie bij Pensioenfonds Vervoer is ook de certificerend actuaris van het fonds.

In 2024 heeft de actuariële functiehouder naast de reguliere aandachtsgebieden onder meer (extra) aandacht besteed aan:

• Datakwaliteit
• Evenwichtigheid van de solidariteitsreserve en van de totale transitie in het kader van de Wtp
• Plausibiliteitsbeoordeling in het kader van de Wtp
• Premiebeleid en andere voor de technische voorzieningen relevante ontwikkelingen en bestuursbesluiten

De interne auditfunctie evalueert onder meer of de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de integere en beheerste bedrijfsvoering, inclusief de uitbestede werkzaamheden, adequaat en doeltreffend zijn. De interne auditfunctie vormt het sluitstuk van alle waarborgen binnen het pensioenfonds wat betreft de beheerste en integere bedrijfsvoering.

Pensioenfonds Vervoer heeft de rol van sleutelfunctiehouder interne audit belegd bij een externe deskundige, die wordt ‘geïnsourced’ door het fonds. De interne auditsleutelfunctiehouder wordt ondersteund door een interne audit vervuller.

De interne auditwerkzaamheden zijn gebaseerd op een jaarlijks opgesteld interne auditplan dat rekening houdt met actuele ontwikkelingen en risico’s. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van auditwerkzaamheden bij onze grootste uitbestedingspartijen. Tenslotte vinden ook ‘multi-client audits’ plaats. Klanten van een uitbestedingspartij geven dan gezamenlijk opdracht tot het uitvoeren van een audit op een specifiek onderwerp dat speelt bij of ten aanzien van de betreffende uitbestedingspartij. De interne auditfunctie rapporteert zijn bevindingen periodiek aan het bestuur.

In 2024 zijn de onder meer de volgende, in het Internal Auditplan 2024 opgenomen, audits uitgevoerd of aangevangen:

• Opzet, bestaan en werking control framework
• Wtp - datakwaliteit
• Wtp - Evenwichtigheid van de totale transitie
• Review DORA Readiness (op fonds niveau)
• Plan van Aanpak partiële ERB
• DORA assessment bij TKP (multi client audit)
• Interne beheersing TKP (multi client audit)
• Wtp programma beheersing bij Achmea IM (multi client audit)

Bevindingen en aanbevelingen

De sleutelfunctiehouders rapporteren hun bevindingen en aanbevelingen schriftelijk aan het bestuur.
De raad van toezicht ontvangt afschriften van de rapportages.
Vanzelfsprekend krijgen de bevindingen en aanbevelingen van de sleutelfuncties aandacht en vindt na afstemming met alle betrokken partijen de gewenste opvolging plaats.

In het theoretische geval dat het bestuur volgens een sleutelfunctiehouder geen passende corrigerende maatregelen zou treffen naar aanleiding van zijn rapportages en bevindingen, moet de sleutelfunctiehouder dit melden. In eerste instantie moet de functiehouder dit melden bij de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de raad van toezicht. Leiden de meldingen volgens de functiehouder nog steeds niet tot de benodigde maatregelen? Dan meldt de functiehouder dit bij DNB. Ook in 2024 is daarvan geen sprake geweest.