17 Rapport raad van toezicht

1.          Algemeen

Pensioenfonds Vervoer heeft een paritair bestuursmodel en kent een raad van toezicht (hier na te noemen: ‘de RvT’).

De RvT heeft als taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. De RvT is ten minste belast met het toezien op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur. De RvT staat het bestuur met raad ter zijde en stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur.

De RvT legt verantwoording af over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden aan het verantwoordingsorgaan (hierna te noemen: ‘het VO’), in het jaarverslag en aan de werkgevers (door middel van publicatie van het jaarverslag op de website).

De volgende personen maakten in 2023 deel uit van de raad:

• De heer M.G. (Rino) Jekel, aandachtsgebieden AO & IB en risicomanagement (tevens voorzitter).
• De heer R.J. (Rob) Schreur aandachtsgebieden beleggingsbeleid en vermogensbeheer, balansmanagement, ESG, wet- en regelgeving (i.h.b. FTK) (tevens secretaris).
• Tot 1 juli 2023: mevrouw G. (Gisella) van Vollenhoven-Eikelenboom, aandachtsgebieden governance, actuariële aspecten en pensioenen (tevens plaatsvervangend voorzitter).
• Vanaf 1 juli 2023: mevrouw E.E.H.C. (Lieske) van den Bosch, aandachtsgebieden Relevante wet- en regelgeving, Pensioenregelingen en pensioensoorten, (Pensioen)communicatie, uitbesteding (tevens plaatsvervangend voorzitter).

Alle leden hebben aangegeven naast de andere werkzaamheden die zij vervullen, voldoende tijd beschikbaar te hebben voor het fonds. Zij voldoen aan de VTE-score zoals die voor bestuurders en leden van de RvT voor pensioenfondsen wordt gehanteerd. 

Alle leden zijn onafhankelijk. Zij zijn geen deelnemer in het fonds en hebben ook geen zakelijke belangen bij het fonds. Hoofd- en nevenfuncties van de leden van de RvT zijn vermeld in het jaarverslag van Pensioenfonds Vervoer.

 2.           Werkwijze

De RvT kan vrijelijk beschikken over alle informatie die de raad nodig denkt te hebben om zijn taak goed te kunnen vervullen en heeft vrije toegang tot het bestuur, het VO en de medewerkers van het bestuursbureau.

De RvT volgt via directe toegang tot de bestuursstukken de gang van zaken in het bestuur en de beleidsontwikkeling van het fonds. Als daar aanleiding toe is, nodigt de raad het bestuur of het bestuursbureau uit om nadere toelichting te geven op beleidsvoornemens of genomen besluiten. De RvT ontvangt voorts ieder kwartaal een rapportage, waarin alle belangrijke ontwikkelingen en besluiten betreffende het fonds in het voorgaande kwartaal worden vermeld. 

Waar de RvT een specifiek toezichtthema heeft benoemd voor enig jaar, bestudeert de raad de relevante stukken, nodigt het bestuursbureau uit voor een nadere (technische) toelichting op het thema, oriënteert zich zo nodig bij de uitvoerders, woont bestuursvergaderingen bij en gaat met het bestuur het gesprek aan over het thema in de reguliere vergaderingen. De bevindingen over het thema worden zo nodig vastgelegd in het jaarrapport. 

De RvT werkt binnen en volgens het wettelijk kader, de Code Pensioenfondsen, de statuten en reglementen van het fonds. De RvT houdt daarbij ook rekening met de door de VITP (Vereniging Intern toezichthouders Pensioensector) uitgebrachte toezichtcode. 

Conform de Code Pensioenfondsen 2018 betrekt de RvT de acht thema’s die in de Code zijn opgenomen rond goed pensioenfondsbestuur in zijn toezicht. Deze rapportage over 2023 van de RvT is gestructureerd aan de hand van deze thema’s:

1. Vertrouwen waarmaken
2. Verantwoordelijkheid nemen
3. Integer handelen
4. Kwaliteit nastreven
5. Zorgvuldig benoemen
6. Gepast belonen
7. Toezicht houden en inspraak waarborgen
8. Transparantie bevorderen.

De RvT hanteert een moreel kompas, is autonoom in zijn handelen en in zijn taakopvatting, is onafhankelijk, professioneel-kritisch en bepaalt daarbij de diepgang en mate van volharding die nodig zijn voor adequaat toezicht en is ‘op afstand betrokken’. Een goede governance impliceert een goed functionerend bestuur en een goed intern toezicht. De RvT doet zijn werk vanuit het besef dat dit inhoudt dat alle betrokkenen binnen het fonds elkaars onderscheiden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden respecteren en zich daar ook naar gedragen. In de cyclus van intern toezicht vormt de RvT zich een oordeel over het functioneren van het bestuur en de gang van zaken in het algemeen. Bevindingen en aanbevelingen van de RvT worden gedeeld met het bestuur en gemonitord op een effectieve opvolging. Voor zover deze cyclus op orde is, leidt dat niet tot nadere acties en/of signaleringen buiten de kring van bestuur en RvT. Indien en voor zover het bestuur niet in staat is de oordelen van de RvT voldoende beargumenteerd en/of onderbouwd te weerleggen, zal dat wel tot verdere acties leiden van de RvT.

De raad vergadert structureel eenmaal per kwartaal en verder zo vaak als nodig. Vergaderingen kunnen zowel een formeel als een informeel karakter hebben. De raad wordt proactief geïnformeerd over belangrijke beleidsbeslissingen van het fonds, ook als die niet de goedkeuring van de raad behoeven. Er zijn nadere afspraken gemaakt met het bestuur over de betrokkenheid van de raad bij belangrijke beleidsbeslissingen. Dat krijgt vorm doordat het bestuur de raad voor specifieke onderwerpen uitnodigt voor overleg en inbreng. Bestuur en raad hanteren daarvoor een gezamenlijke jaaragenda.

De raad ziet hier voor zichzelf in ieder geval een (klankbord)rol ten aanzien van de strategie, de bestuurlijke inrichting en de gedragscultuur. In dat verband is afgesproken dat bestuur en RvT in principe eenmaal per jaar een overleg met elkaar hebben, waarin zonder agendadruk gesproken wordt over belangrijke thema’s binnen het fonds (’benen op tafel’ sessies). 

Minimaal tweemaal per jaar heeft de RvT overleg met het voltallige bestuur (waaronder bij gelegenheid van de jaarwerkvergadering) en eenmaal met het VO.

De RvT heeft daarnaast minimaal ieder kwartaal overleg met een (wisselende) delegatie van het bestuur en verder zo vaak als nodig, i.c. wanneer actuele onderwerpen daar aanleiding toe geven. Na afloop van het jaar stelt de RvT, na toelichting aan het bestuur, de toezichtthema’s voor het volgende jaar vast. 

Elk lid van de RvT woont minstens eenmaal per jaar een bestuursvergadering bij als toehoorder.

Daarnaast voert de RvT jaarlijks overleg met de externe accountant, de certificerend actuaris, de sleutelfunctiehouder interne audit en in beginsel tweejaarlijks met de sleutelpersoon/personen van de integraal vermogensbeheerder (Achmea IM) en van de uitvoeringsorganisatie (TKP). De RvT spreekt met medewerkers van het bestuursbureau en met de sleutelfunctiehouder risicobeheer zo vaak als dat aangewezen en/of logisch is vanuit de toezichtthema’s.

3.           Goedgekeurde besluiten in 2023

De RvT heeft een goedkeuringsrecht voor een aantal specifiek benoemde onderwerpen. In 2023 heeft de RvT de volgende goedkeuringen verleend:

• Goedkeuring van het bestuursbesluit over het tijdelijk delen van de voorzittersvergoeding voor hun werkzaamheden als uittredend en de intredend plaatsvervangend voorzitter in de overgangsperiode van 1 maart tot 1 oktober 2023.
• Goedkeuring van het besluit van het bestuur tot vaststelling van het bestuursverslag en de jaarrekening over 2022.
• Goedkeuring van het besluit van het bestuur tot vaststelling van het functieprofiel van (plaatsvervangend) voorzitter namens werkgevers met als specifieke aandachtsgebieden: governance, pensioenen, communicatie en uitbesteding.
• Goedkeuring van het besluit van het bestuur om het beloningsbeleid uit te breiden met een passage over duurzaamheidsrisico’s uit hoofde van de SFDR.
• Goedkeuring van het bestuursbesluit tot vaststelling van het functieprofiel ‘bestuurslid namens pensioengerechtigden’.
• Vaststelling dat de heer E. van Aggele voldoet aan het functieprofiel van bestuurslid namens werkgevers. Geen opmerkingen over de gevolgde procedure.
• Goedkeuring van het besluit van het bestuur tot rechtstreekse uitkering van de VO-vergoeding aan een van de VO-leden in plaats van aan de voordragende organisatie.
• Voorwaardelijke goedkeuring van het voorgenomen besluit van het bestuur om de bestaande aanspraken en rechten op de transitiedatum (voorlopig: 1 juli 2025) via een interne collectieve waardeoverdracht om te zetten naar een persoonlijk pensioenvermogen in het nieuwe pensioencontract (‘invaren’), onder de voorwaarden en op basis van de beweegredenen (toepassing van de standaardmethode voor het invaren bij alle dekkingsgraden en de standaardregel van tien jaar voor de spreidingstermijn) met inbegrip van het aanwenden van het vermogen bij de collectieve waardeoverdracht. De voorwaarde houdt in dat de RvT in een later stadium een positief oordeel kan geven over de besluitvorming en evenwichtige belangenafweging door het bestuur over de gehele transitie.
• Voorwaardelijke goedkeuring van het voorgenomen besluit van het bestuur om gehoor te geven aan het verzoek van cao-partijen om de compensatieregeling bij invaren volledig vanuit het fondsvermogen te financieren (hierna kortheidshalve te noemen: ‘het compensatiebesluit’). De voorwaarde houdt in dat de RvT in een later stadium een positief oordeel kan geven over de besluitvorming en evenwichtige belangenafweging door het bestuur over de gehele transitie.
• Goedkeuring aan de voorgestelde toevoeging van de bepaling over vrijwaring en verzekering aan het beloningsbeleid.

 4.           Opvolging aanbevelingen uit toezichtrapport 2022

 Normenkader:

Het intern toezicht beoordeelt de opvolging die het bestuur aan eerdere bevindingen en aanbevelingen van het intern toezicht geeft.

De RvT heeft vastgesteld dat het bestuur aan de bevindingen zoals opgenomen in het toezichtrapport over 2022, een adequaat vervolg heeft gegeven.

5.          Bevindingen en aanbevelingen over verslagjaar 2023

 Toezichtthema’s 2023

In 2023 heeft de RvT zich naast zijn reguliere toezichttaak en adviesrol richting bestuur, in het bijzonder gericht op de volgende thema’s:

1. De voorbereiding op het nieuwe pensioencontract
   a. Verandervermogen bij de kernuitbestedingspartijen
   b. Datakwaliteit
   c. IT en informatiebeveiliging
   d. Communicatie met alle betrokken partijen
2. MVB/ESG;
3. Beleggingsbeleid en vermogensbeheer in het nieuwe stelsel

De observaties ten aanzien van deze toezichtthema’s zijn in deze paragraaf opgenomen onder de desbetreffende thema’s uit de Code Pensioenfondsen.

Het toezicht van de RvT: proces en inhoud

De RvT beoordeelt bij de invulling van zijn toezichttaak zowel de procesgang – juiste governance, betrokkenheid van fondsgremia, evenwichtige belangenafweging, opinies van de sleutelfuncties etc. – als de inhoudelijke aspecten.

De RvT heeft toegang tot de stukken van de bestuursvergadering tegelijkertijd met het bestuur, waardoor de RvT tijdig en transparant inzicht krijgt in de context van een onderwerp, zonder dat dit afbreuk doet aan de taken en verantwoordelijkheden van ieder afzonderlijk gremium (‘rolvastheid’). Alle relevante onderliggende documenten wordt bij een agendapunt gevoegd, waarbij in de voorbladen de belangrijkste overwegingen, het te nemen besluit en het vervolgtraject kort en bondig zijn beschreven, c.q. teruggebracht tot de essentie.

5.1.       Thema 1: Vertrouwen waarmakenZij die voor het pensioenfonds verantwoordelijkheid dragen, maken het in hen gestelde vertrouwen waar. Dat blijkt vooral uit adequaat bestuur, verantwoord beleggingsbeleid en zorgvuldig risicomanagement.

Normenkader:

Het bestuur voert de regeling naar beste vermogen uit, met een evenwichtige afweging van belangen van alle betrokkenen bij het fonds. Het bestuur stelt een missie, visie en strategie vast, heeft een beleid ten aanzien van uitvoering, uitbesteding en kosten en richt een gestructureerde beleids- en verantwoordingscyclus in.

Het bestuur voert een beleggingsbeleid dat rekening houdt met de verplichtingen van het fonds en neemt daarin verantwoorde risico’s. Het bestuur toetst het draagvlak voor verantwoord beleggen.

Het bestuur beoordeelt regelmatig de eigen effectiviteit, bevordert een risicobewustzijn binnen de organisatie en alle gremia van het fonds, zorgt voor een effectief en integraal risicobeheer en zorgt voor adequate noodprocedures.

Het bestuur legt verantwoording af over het gevoerde beleid, de afweging van belangen daarin en de risico’s. 

Bevindingen bij het thema ‘Vertrouwen waarmaken’:

Financiële positie van het fonds en indexatie

Eind 2023 heeft Pensioenfonds Vervoer – met inachtneming van een evenwichtige belangenafweging – besloten om per 1 januari 2024 opnieuw de (fiscaal maximaal toegestane) indexatie toe te kennen (7,55 %). De dekkingsgraad is eind 2023, na verwerking van de indexatie, uitgekomen op 107,6% (ten opzichte van 110,3% eind 2022).

Het behalen van de doelstelling van het fonds om te indexeren draagt bij aan het vertrouwen in het fonds.

De RvT heeft geen goedkeuringsrecht ten aanzien van een bestuursbesluit om de pensioenen te indexeren. De RvT acht zich evenwel goed door het bestuur op de hoogte gehouden van het besluitvormingsproces en de relevante overwegingen. De RvT is van mening dat het totale proces, met inbegrip van de communicatie richting de deelnemers en de betrokkenheid van de sleutelfuncties, zorgvuldig is doorlopen. Dit alles met inachtneming van de evenwichtige belangenafweging en op basis van de vigerende wetgeving. 

Verplichtstelling

De RvT vindt dat het bestuur ook in 2023 de risico’s die samenhangen met de verplichtstelling (‘geen premie en wel recht’) voldoende heeft onderkend en waar nodig actie heeft ondernomen.

Het traject met betrekking tot het in de verplichtstelling opnemen van de gewijzigde toetredingsleeftijd van 21 jaar naar 18 jaar is tijdig doorlopen en heeft niet tot bezwaren vanuit de sector geleid.

MVB/ESG

De RvT constateert dat het bestuur ook in 2023 stapsgewijs de nodige vooruitgang heeft geboekt met de verbetering verdere ontwikkeling van het MVB/ESG-beleid, op gedegen en weloverwogen wijze waarbij alle in dat kader relevante aspecten worden betrokken. Zo is er een ESG risicobeheercyclus ontwikkeld en heeft het bestuur een nieuwe klimaatbenchmark en een beleid voor biodiversiteit vastgesteld.

Het is niet aan de RvT om zich uit te spreken over de prioritering van MVB/ESG-thema’s, maar de RvT is positief over het proces van totstandkoming van het beleid en de implementatie daarvan.

Risicobewustzijn en risicobeheer

De RvT stelt vast dat het risicobewustzijn een hoog volwassenheidsniveau kent bij het bestuur en bestuursbureau. Het risicobeheer met de directe betrokkenheid van de sleutelfuncties risicobeheer en interne audit biedt de RvT vertrouwen. De rapportages, die de RvT eveneens ontvangt, zijn van goede kwaliteit en geven doorgaans weinig aanleiding tot verder onderzoek of maatregelen. Periodiek voert de RvT (in eigen kring) overleg met de sleutelfunctiehouders risicobeheer en interne audit.

ICT en informatiebeveiliging

Pensioenfonds Vervoer is zich bewust van de risico’s rondom ICT en informatiebeveiliging. Met een concreet plan geeft het fonds op adequate wijze (verder) invulling aan de beheersing van de risico’s rondom ICT-beveiliging en cybersecurity. Het bestuur neemt de RvT daarbij goed mee. Verdere professionalisering en uitbreiding van de expertise ‘in eigen huis’ is eind 2023 bewerkstelligd door het aanstellen van een Chief Technology & Security Officer op het bestuursbureau.

5.2.       Thema 2: Verantwoordelijkheid nemen 

Het bestuur neemt zijn verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de pensioenregeling.

Normenkader:

Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering en zorgt voor adequate sturings- en controlemechanismen.

Het bestuur heeft zicht op de uitbestedingsketen. Bij uitbesteding is aansprakelijkheid geregeld in de contracten, evenals eisen ten aanzien van het beloningsbeleid bij partijen waaraan uitbesteed is.

Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en het nakomen van gemaakte afspraken. 

Bevindingen bij het thema ‘Verantwoordelijkheid nemen’:

Uitvoering van de pensioenregeling door TKP en het vermogensbeheer door Achmea IM

Het bestuur is verantwoordelijk voor een adequate uitvoering van de pensioenregeling die uitbesteed is aan TKP, en voor het integraal vermogensbeheer dat is ondergebracht bij Achmea IM.

Het bestuur en het bestuursbureau zitten ‘boven op de uitvoering’ en weten zowel TKP als Achmea IM met een positief kritische benadering aan te sporen tot optimalisering van de pensioenuitvoering c.q. het vermogensbeheer.

De continuïteit in personele bezetting verdient – en zo wordt ook bij herhaling door het fonds benadrukt – de aandacht van de kernuitbestedingspartijen. Bij TKP geldt dat in zijn algemeenheid, bij Achmea IM met name in verband met de nieuwe partij voor de beleggingsadministratie.

Van cruciaal belang is daarnaast de verscherpte aandacht voor een goede samenwerking tussen beide kernuitbestedingspartijen in aanloop naar het nieuwe stelsel. De RvT ziet dat het fonds hierin zo veel mogelijk de regie tracht te voeren. 

5.3.       Thema 3: Integer handelen

Het bestuur bevordert een cultuur van integriteit en compliance.

Normenkader:

Het bestuur formuleert de gewenste cultuur, legt deze vast in een gedragscode en zorgt dat de naleving daarvan gehandhaafd wordt.

Nevenfuncties worden gemeld bij de compliance officer.

Mogelijk tegenstrijdige belangen en reputatierisico’s worden gemeld in en besproken door het bestuur, waarbij zo nodig passende maatregelen worden afgesproken.

Het bestuur zorgt ervoor dat incidenten op dit gebied vrij gemeld kunnen worden, mede door het vaststellen en bekend maken van een klokkenluidersregeling.

Het bestuur is bekend met relevante wet- en regelgeving en bewaakt de naleving daarvan. 

Bevindingen bij het thema ‘Integer handelen’:

Pensioenfonds Vervoer beschikt over een Gedragscode, waarin de gewenste cultuur is vastgelegd. Alle verbonden personen ondertekenen deze Gedragscode en verklaren daarmee dat ze integer handelen.

Er is een externe compliance officer aangesteld, die periodiek monitort of alle verbonden personen zich houden aan de gedragscode van het fonds. De RvT ontvangt de voortgangsrapportages die de externe compliance officer oplevert aan het bestuur.

De RvT stelt vast dat het Pensioenfonds Vervoer ten aanzien van integriteit en compliance voldoet aan de gestelde eisen en normen. Integer handelen levert geen issues op en de RvT stelt vast dat het bestuur hier voldoende aandacht voor heeft.

5.4.       Thema 4: Kwaliteit nastreven

Het fonds stelt hoge kwaliteitseisen, voert daar beleid op en is een lerende organisatie.

Normenkader:

Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor het eigen functioneren, waarbij de voorzitter(s) dit speciaal tot zijn/hun aandachtsgebied rekenen.

Het bestuur waarborgt dat zijn leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.

Ieder bestuurslid heeft stemrecht.

Het bestuur staat open voor kritiek, leert van fouten en zorgt voor permanente educatie.

Het bestuur evalueert jaarlijks het eigen functioneren en doet dat minimaal eenmaal per drie jaar met externe begeleiding.

Ook het VO en de RvT evalueren periodiek het eigen functioneren. 

Bevindingen bij het thema ‘kwaliteit nastreven’:

Educatie

De RvT ziet dat het bestuur het belang van geschiktheidsbevordering onderkent en

zorg draagt voor een programma van permanente educatie voor de bestuursleden. Ook in 2023 is veel aandacht geweest voor educatie, met name op het gebied van het nieuwe pensioenstelsel. 

Zelfevaluaties fondsorganen

De RvT heeft vastgesteld dat het bestuur en het VO in 2023 een collectieve zelfevaluatie hebben uitgevoerd. De collectieve zelfevaluatie van de RvT vond plaats in november 2023, zonder externe begeleiding, aan de hand van een vooraf opgestelde vragenlijst. De RvT heeft de uitkomsten van de collectieve zelfevaluatie gedeeld met het VO  en het bestuur. In 2024 zal de collectieve zelfevaluatie weer plaatsvinden onder externe begeleiding.

Elk orgaan deelt de uitkomsten van de eigen zelfevaluatie met de andere fondsorganen. Deze onderlinge uitwisseling draagt bij aan de nagestreefde optimale transparantie. Op die wijze ontstaat er zicht op de aandachts- en zorgpunten van de andere fondsgremia.

Diversiteit

Op 31 december 2023 week Pensioenfonds Vervoer nog op één onderdeel af van de Code Pensioenfondsen, namelijk ten aanzien van diversiteit (leeftijd) binnen het VO (norm 33).

De RvT stelt vast, dat ondanks de aandacht die het pensioenfonds hiervoor vraagt, het voor de voordragende organisaties kennelijk lastig is om bij een vacature in het VO een kandidaat te werven die jonger is dan 40 jaar.

Het aantal vrouwelijke leden in de fondsorganen vormt evenwel geen knelpunt voor Pensioenfonds Vervoer: aan die diversiteitsnorm wordt, tot tevredenheid van de RvT, voldaan. 

Nieuw lid RvT

Vanwege het aftreden van Gisella van Vollenhoven ontstond per 1 juli 2023 een vacature in de RvT van toezicht. Het fonds is tHettijdig is gestart met de selectieprocedure – met de betrokkenheid van de RvT, het VO, het bestuursbureau en het bestuur in een gemengde selectiewerkgroep onder voorzitterschap van de voorzitter van het VO. Dit heeft in februari 2023 geleid tot de unanieme bindende voordracht door het VO  van Lieske van den Bosch voor benoeming door het bestuur als lid van de RvT per 1 juli 2023. Er was sprake van een ‘soepele overgang’, waardoor de RvT continu voltallig was.

5.6.       Thema 6: Gepast belonen

Het fonds voert een verantwoord en beheerst beloningsbeleid, gericht op kwaliteit, continuïteit en consistentie.

Normenkader:

Het bestuur voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid, dat in overeenstemming is met de doelstellingen van het fonds en passend is bij de bedrijfstak waarvoor het fonds de regeling uitvoert.

De beloningen en vergoedingen staan in een redelijke verhouding tot verantwoordelijkheid, functie-eisen en tijdsbeslag.

Er wordt terughoudend omgegaan met prestatiebeloningen, waarbij deze nooit meer bedragen dan 20% en niet gerelateerd zijn aan de financiële prestaties van het fonds.

Het bestuur draagt er zorg voor dat de vergoeding voor het intern toezicht een kritische houding van de leden daarvan niet in de weg staat.

Bij ontslag van bestuursleden of leden van de RvT wordt geen ontslag- of transitievergoeding verleend. In overige gevallen is een dergelijk vergoeding passend voor de situatie. 

Bevindingen bij het thema ‘gepast belonen’:

Het in 2022 vastgestelde beloningsbeleid is in 2023 niet fundamenteel gewijzigd. Aan het beleid zijn twee onderwerpen toegevoegd, te weten een bepaling over duurzaamheidsrisico’s uit hoofde van de SFDR en een bepaling over vrijwaring en verzekering.

Twee besluiten over de toepassing van het beloningsbeleid heeft het bestuur zorgvuldigheidshalve voorgelegd voor advies aan het VO en voor goedkeuring aan de raad van toezicht. Hoewel dit niet ging om wijzigingen van het beloningsbeleid heeft het bestuur deze besluiten, betrekking hebbend op de korte overgangsperiode tussen het vertrek en het aantreden van de aftredend respectievelijke aantredend werkgeversvoorzitter en op de rechtstreekse betaling van de vergoeding aan een VO-lid, genomen. De RvT stelt vast dat het bestuur dit zorgvuldig heeft aangepakt. 

5.7.       Thema 7: Toezicht houden en inspraak waarborgen

Het fonds waarborgt intern toezicht op de kwaliteit en de integriteit van de bedrijfsvoering.

Normenkader:

Het intern toezicht draagt bij aan effectiviteit en slagvaardigheid van het functioneren van het fonds en aan een integere en beheerste bedrijfsvoering. Het intern toezicht betrekt de Code Pensioenfondsen bij zijn taak. Leden van het intern toezicht zijn betrokken, maar ook onafhankelijk en stellen zich kritisch op.

Het intern toezicht is een gesprekspartner voor het bestuur. Het bestuur neemt de adviezen van het intern toezicht mee, weegt die af en motiveert eventuele afwijkingen van die adviezen.

Het bestuur gaat in dialoog met het VO en de RvT waar het gaat om afleggen van verantwoording. 

Bevindingen bij het thema ‘Toezicht houden en inspraak waarborgen’:

De rolverdeling tussen de RvT en het bestuur is duidelijk vastgelegd en is een belangrijk uitgangspunt voor het functioneren van beide gremia. De onderlinge betrokkenheid wordt vergroot door het feit dat (een delegatie van) het bestuur de vergaderingen van de RvT en van het VO bijwoont.

Met het oog op de uitdagingen waarvoor het pensioenfonds zich geplaatst ziet, waaronder de ontwikkeling van het nieuwe pensioencontract en de rol van het VO  in transitie, heeft de RvT zijn contacten met het VO geïntensiveerd. Leden van de RvT en het VO wonen periodiek over en weer elkaars vergaderingen bij.

5.8.       Thema 8: Transparantie bevorderen

Het fonds streeft openheid na, communiceert over missie, strategie en risico’s en legt verantwoording af over gevoerd beleid.

Normenkader:

Het bestuur stelt een beleid vast ten aanzien van transparantie en communicatie en evalueert dat minimaal driejaarlijks.

Het bestuur geeft inzicht in missie, visie en strategie, het gevoerde beleid, de wijze van besluitvorming en de resultaten van het beleid.

Het bestuur is open en transparant over zijn handelen. Belanghebbenden kunnen inzicht krijgen in de informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan het beleid en aan de keuzes ten aanzien van de uitvoering en verantwoord beleggen.

Het bestuur rapporteert expliciet over de naleving van de gedragscode en over de evaluatie van het eigen functioneren. Er is een klachten- en geschillenprocedure. 

Bevindingen bij het thema ‘transparantie bevorderen’:

Naar mening van de RvT is het bestuur open en transparant over het beleid, de besluitvorming en realisatie van beleid en geeft hier o.a. uiting aan via de website, de kwartaalberichten, het jaarverslag, de Klachtenregeling en andere communicatiemiddelen gericht op de belanghebbenden bij het fonds. Het fonds heeft een transparante klachtenprocedure en is eind 2023 conform de nieuwe wetgeving aangesloten bij de Geschilleninstantie Pensioenen.

Aan duidelijke en begrijpelijke communicatie met alle betrokken partijen, waaronder ook sociale partners geeft het fonds in de fase van voorbereiding op de overstap naar het nieuwe stelsel op transparante wijze invulling.

De RvT is door het bestuur geïnformeerd over het standpunt van de AFM dat er sprake is van een wetsovertreding bij de communicatie over de indexatie in 2022. De RvT steunt het bestuur in zijn principiële opvatting dat er geen sprake is van een wetsovertreding.