Bestuursbureau en uitbestedingspartijen
Uitbesteding
Het bestuur heeft een groot deel van de activiteiten van het pensioenfonds uitbesteed. Door middel van uitbesteding wordt beoogd bij te dragen aan een effectieve, efficiënte (kostenbewuste) en professionele bedrijfsvoering van het pensioenfonds. Vanuit strategisch oogpunt geeft uitbesteding het pensioenfonds toegang tot specialistische kennis en technieken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten van het pensioenfonds.
Door middel van uitbesteding wordt deze verantwoordelijkheid primair overgedragen aan een uitbestedingspartij. De eindverantwoordelijkheid blijft altijd bij het bestuur liggen. Het bestuursbureau ondersteunt het bestuur en is als ‘spin in het web’ betrokken bij alle processen van het pensioenfonds.
Pensioenfonds Vervoer beschikt over een ‘Beleid Uitbesteding en Advisering’. Dit beleid beschrijft hoe het pensioenfonds (toekomstige) activiteiten uitbesteedt. Denk hierbij aan het proces voor het selecteren en aanstellen van een uitbestedingspartij, de inrichting van de governance met de uitbestedingspartij, de monitoring en de evaluatie van een uitbestedingspartij. Uitbestedingspartijen worden geselecteerd op basis van ten minste kwaliteit, prijs, culturele fit, integriteit en continuïteit.
In onderstaande tabel worden de in het beleid onderkende hoofdsoorten van uitbesteding met voorbeelden weergegeven.
| Hoofdsoort | Toelichting | Voorbeelden (niet uitputtend) |
|---|---|---|
| Kern uitbesteding | Dit zijn partijen die de hoofdactiviteiten van het pensioenfonds uitvoeren. | - Pensioenuitvoerder - Integraal manager vermogensbeheer |
| Niet-kern uitbesteding | Deze partijen ondersteunen de Kern uitbestedingspartijen of het monitoren daarvan, of ze voeren andere ondersteunende activiteiten uit. | Kantoorautomatisering bestuursbureau |
| Hybride uitbesteding | Deze vorm van uitbesteding lijkt sterk op ‘Niet-kern uitbesteding’. Echter, de selectie, monitoring en algehele regievoering vindt bij hybride uitbesteding niet plaats door het bestuursbureau maar door de integraal manager vermogensbeheer. | Beheerders van liquide en/of illiquide vermogen |
| Overige uitbesteding | Dit zijn partijen die niet vallen onder de DNB definitie 'kritiek of belangrijk'. Er zijn geen zwaarwegende eisen ten aanzien van beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid. | Diverse organisaties die voor het pensioenfonds activiteiten met een geringe impact uitvoeren |
Het inhuren van adviseurs en het inkopen van adviesdiensten worden niet aangemerkt als uitbesteding. Het ‘Beleid Uitbesteding en Advisering’ stelt echter wel eisen aan de selectie, monitoring en evaluatie van de adviseurs.
Uitbestedingspartijen kunnen zelf een deel van de activiteiten ook weer uitbesteden. Dit heet: onderuitbesteding. Aan onderuitbesteding worden in beginsel dezelfde eisen gesteld als aan de primaire uitbesteding.
Organisaties waaraan activiteiten zijn uitbesteed, dienen voldoende waarborgen te bieden voor een beheerste en integere bedrijfsvoering. Het Beleid Uitbesteding en Advisering beschrijft welke eisen van toepassing zijn per vorm van uitbesteding.
Enkele hoofdlijnen (niet uitputtend):
- Voor de monitoring moeten (kern)uitbestedingspartijen adequate rapportages aanleveren uit hoofde van de uitvoering van de aan hun uitbestede activiteiten.
- (Kern)uitbestedingspartijen moeten aan kunnen tonen dat zij hun eigen integriteitbeleid en hieraan gerelateerde compliance richtlijnen van zowel de organisatie als de medewerkers van de uitbestedingspartij naleven.
- (Kern)uitbestedingspartijen moeten inzicht geven in de waarborging van IT- en informatiebeveiligingsmaatregelen in hun organisatie. Minimaal wordt inzage gegeven in (beleids)documenten, richtlijnen en procedures ten aanzien van IT, informatiebeveiliging en Business Continuity Management.
- (Kern)uitbestedingspartijen leveren assurance rapporten (zoals een ISAE3402 of SOC1 rapportage) op. De uitbestedingspartij geeft hierin aan welke beheersingsmaatregelen ze hebben ingericht. Ook wordt vermeld welke afwijkingen er ten aanzien van de werking van die beheersingsmaatregelen zijn geconstateerd door de onafhankelijke accountants. Opzet en bestaan (‘type I’) alsmede de werking (alleen bij een ‘type II’-rapport) worden door de accountants vastgesteld aan de hand van steekproeven. Pensioenfonds Vervoer gaat met de (kern)uitbestedingspartijen in gesprek over de bevindingen. Dit onder meer om te beoordelen in hoeverre het pensioenfonds door de bevindingen geraakt kan zijn en welke opvolging er aan de bevindingen wordt gegeven.
- Indien dat vanuit de aard van de activiteiten nodig is sluit Pensioenfonds Vervoer een verwerkersovereenkomst met de uitbestedingspartij en toetst het fonds of/hoe partijen voldoen aan de AVG-privacywetgeving.
De verantwoordelijke lijnmanagers van het bestuursbureau monitoren de uitbestedingspartijen. Onder meer wordt beoordeeld of rapportages van uitbestedingspartijen juist, volledig en tijdig zijn. Het bestuursbureau rapporteert aan het bestuur over de uitkomst van de beoordeling en de afwikkeling van (openstaande) bevindingen.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)
Pensioenfonds Vervoer beschikt over beleid ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Dit staat los van het beleid ten aanzien van maatschappelijk verantwoord beleggen (MVB). Een toelichting op MVB vindt u in hoofdstuk 11 Beleggingen.
Het MVO beleid beoogt om:
- Zichtbaar te maken hoe het pensioenfonds de pensioenregelingen op een maatschappelijk verantwoorde wijze uitvoert.
- Handvatten te geven bij het maken van keuzes ten aanzien van MVO vraagstukken en keuzes met MVO-elementen.
Het MVO beleid heeft betrekking op:
- de bestuursgremia
- het bestuursbureau
- de kernuitbestedingspartijen van het pensioenfonds.
Binnen de bestuursgremia en het bestuursbureau wordt volop aandacht besteed aan:
- People:
Pensioenfonds Vervoer vindt het belangrijk dat medewerkers voldoening halen uit hun werk en zich optimaal kunnen ontplooien in hun werk. Er wordt gezorgd voor veiligheid voor de medewerkers, maar ook voor richtlijnen om in voorkomende gevallen de juiste wegen te kunnen bewandelen. - Planet:
Er is aandacht voor het zo min mogelijk belasten van het milieu. - Profit:
Het pensioenfonds heeft geen winstoogmerk, maar streeft evenwichtige belangenbehartiging na voor de actieve en gewezen deelnemers en uitkeringsgerechtigden. De belangen van alle belanghebbenden zijn bepalend voor het handelen van het fonds.
Het financieel resultaat van het pensioenfonds wordt, al naar gelang wat van toepassing is, toegevoegd of onttrokken aan de solvabiliteitsreserve. Daarmee komt het resultaat altijd volledig toe aan de deelnemers.
Pensioenfonds Vervoer stelt aan zijn kernuitbestedingspartijen als eis dat deze beschikken over een adequaat eigen MVO-beleid. Voor de wijze waarop de kernuitbestedingspartijen daar invulling aan geven verwijzen wij naar de websites van de betreffende organisaties.